אפליקציית משימות: למה הורדנו שלוש, ואנחנו עדיין כותבים על פתקים.

הסיפור של כמעט כל אפליקציית משימות

שבוע ראשון: התלהבות. מכניסים הכל. צבעים, תגיות, פרויקטים, תאריכים.

שבוע שני: 34 משימות פתוחות. חצי מהן באדום, כי עבר התאריך.

שבוע שלישי: פותחים את האפליקציה, רואים את האדום, וסוגרים. חוזרים לפתק על המקרר ולהודעות לעצמנו בוואטסאפ.

זה לא כי האפליקציה גרועה. זה כי היא נבנתה לאדם אחר — מישהו שיש לו חצי שעה ביום לתחזק רשימה. לרוב בעלי העסקים אין את החצי שעה הזאת. יש להם שבע שניות בין לקוח ללקוח.

שני הרגעים שקובעים אם זה יחזיק

אפשר להשוות אפליקציות לפי רשימת תכונות ארוכה. אבל רוב ההחלטה נופלת בשני רגעים קטנים.

הרגע הראשון: נזכרים במשהו. בנהיגה, באמצע שיחה, בתור בסופר. אם לרשום משימה לוקח יותר מחמש שניות, היא לא תירשם. היא תחכה בראש, ותצוץ בשלוש בלילה.

הרגע השני: משימה לא נגמרה. מה קורה לה? אם היא נשארת באדום ומצטרפת לעשרים אחרות, הרשימה הופכת לרשימת אשמה. אם היא עוברת למחר בלחיצה — הרשימה נשארת נקייה.

כל השאר, כולל עיצוב, תגיות וצבעים, הוא בונוס.

שבעה דברים שחייבים להיות

לא עשרים. שבעה, והם מסודרים לפי כמה הם משפיעים בפועל.

ארבעה דברים שאפשר לוותר עליהם

• עשרים סוגי תגיות. אחרי שבועיים משתמשים בשלוש.
• תצוגת גאנט. נפלאה לפרויקט בנייה. מיותרת לרוב העסקים הקטנים.
• אינטגרציה עם כל כלי בעולם. שווה רק אם באמת יש כלי כזה שמשתמשים בו כל יום.
• ניקוד וגיימיפיקציה כבדה. כיף בשבוע הראשון. אחר כך זה עוד מספר לדאוג לו.

זה לא אומר שאסור שיהיו. זה אומר שלא בוחרים בגללם.

חינם או בתשלום?

שאלה לגיטימית. הנה מה שבדרך כלל משתנה ביניהן.

ניהול משימות אישי מול מערכת ניהול משימות לעסק

יש הבדל אמיתי בין שני הצרכים, ורוב המבוכה נולדת מכך שמנסים להשתמש באחד בשביל השני.

ניהול משימות אישי הוא רשימה של אדם אחד. "להתקשר לרואה החשבון". "לקנות מחסנית". "לשלוח הצעה לדנה". מה שחשוב כאן זה מהירות.

מערכת ניהול משימות לעסק צריכה עוד דבר: הקשר. משימה של "לשלוח הצעה לדנה" שווה יותר כשהיא קשורה לכרטיס הלקוח של דנה, להצעה עצמה, ולתשלום שאמור להגיע אחריה.

בעסק של אדם אחד או כמה אנשים, הכי נוח כשזה אותו מקום. הרשימה האישית והעסקית באותה אפליקציה, מחולקות לפי פרויקט.

ומה עם וואטסאפ?

הרבה אנשים מנהלים משימות בוואטסאפ: קבוצה עם עצמם, הודעות "לזכור". זה עובד, עד שלא.

וואטסאפ מצוין לשלוח משימה למישהו אחר. הוא פחות טוב בלזכור אותה: אין "היום" ו"מחר", אין מה שנגמר ומה שלא, והודעה חשובה נקברת תחת תמונה של ארוחת צהריים.

השילוב שעובד: המשימה נרשמת באפליקציה, וכשצריך להעביר אותה למישהו — יוצאת ממנה הודעת וואטסאפ מנוסחת. ככה יודעים מה נשלח ולמי, והמשימה נשארת במעקב.

איך יודעים תוך שבוע אם זו האפליקציה

לא צריך חודש. שבוע אחד של שימוש רגיל מספיק.

מה לא עובד

• להעביר את כל העבר פנימה ביום הראשון. 200 משימות ישנות הן התחלה מדכאת. מתחילים מהשבוע.
• לבנות מערכת מושלמת לפני שמתחילים. מבנה טוב נולד משבועיים של שימוש, לא מתכנון.
• שתי אפליקציות במקביל "לנסות". תוך שלושה ימים אף אחת מהן לא יודעת הכל.
• תאריך יעד לכל משימה. כשהכל עם תאריך, הכל באדום, ושום דבר לא דחוף באמת.

איך זה נראה ב-Tododo

Tododo היא אפליקציית משימות בעברית שנבנתה מלכתחילה לבעלי עסקים. היא עובדת באייפון, באנדרואיד ובמחשב, מאותו חשבון.

• רישום בקול — לחיצה ארוכה על כפתור המשימות, מדברים, והטקסט מופיע תוך כדי.
• היום, מחר ובהמשך — ומה שלא נגמר עובר למחר בלחיצה.
• תזכורת בשעה למשימות שיש להן שעה, והודעת בוקר עם כמה משימות מחכות להיום.
• משימה תקועה מקבלת הצעה: להעביר למישהו בוואטסאפ, להזיז לפרויקט, לעשות היום, או להעביר לרשימת "כבר לא יקרה".
• הכל מחובר — משימה יכולה להיות קשורה ללקוח, להצעת מחיר ולחוב בכרטסת.
• גיבוי ל-Google Drive הפרטי של המשתמש.

ומסכים שלא משתמשים בהם במשך חודש יוצאים מהתפריט לבד, כדי שהתפריט יישאר קצר.

שבוע המבחן, בחינם

מבחן השבוע שלמעלה הוא בדיוק מה ששבועיים של ניסיון מאפשרים. עשר משימות אמיתיות, שלוש בקול, ובוקר אחד לבדוק איך זה מרגיש.

• 14 יום בחינם, עם כל האפשרויות פתוחות. לא גרסה מקוצצת לניסיון.
• בלי כרטיס אשראי. נכנסים עם חשבון Google, וזהו. אין מה לזכור לבטל.
• אחר כך ₪99 לשנה. פחות מ-9 ₪ לחודש, בערך מחיר של קפה וחצי.

ומי שמחליט שזה לא בשבילו, לא מאבד כלום: הנתונים נשארים, והחשבון ממשיך בחינם עם פרויקט אחד ושתי משימות.

שאלות ותשובות

להמשיך מכאן